Perilaku Administrasi

Decision Making And Administrative Organization

Pembahasan perilaku administrasi (administative behaviour), menekankan pada aspek hubungan antara proses pengambilan keputusan (decision making process) dengan struktur organisasi. Hal ini didasarkan atas asumsi bahwa proses pengambilan keputusan merupakan  unsur yang utama untuk memahami apa itu organisasi. Oleh karena itu, proses pengambilan keputusan adalah jantungnya organisasi (heart of organization).

Wacana ini dipandang perlu bagi tiga kelompok, yakni: para praktisi di bidang organisasi atau biasa disebut organisastoris, para mahasiswa yang mempelajari teori organisasi, dan para ilmuwan yang rajin mengkaji dan meneliti tentang organisasi. Pengetahuan ini digunakan sebagai bahan mendesain organisasi dan untuk mengamati kehidupan organisasi.

Adminstrasi diterjemahkan sebagai seni untuk memperoleh/menyelesaikan sesuatu atau terkenal dengan istilah bahasa Inggris “the art of getting things done”. Untuk merealisasi hal tersebut, maka diperlukan wahana organisasi sebagai tempat yang didalmnya terdapat orang-orang yang berkumpul bersama untuk melakukan sesuatu dalam rangka mencapai tujuannya. Karena banyak orang tersebut maka setiap perbuatan dalam organisasi mesti melalui mekanisme pengambilan keputusan. Tentu berbeda dengan kehidupan pribadi, dimana keputusan adalah proses pilihan individual. Didalam organisasi pembuatan keputusan memakan waktu yang mungkin berlangsung lama dan proses tertentu yang panjang. Hal ini karena dalam organisasi ada aturan dan hirarki dari tingkat tinggi ke tingkat yang rendah dengan wewenang dan tugas yang berbeda-beda tetapi saling melengkapi.

Hal yang kontras sebagai fakta terjadi bahwa tercapainya tujuan suatu organisasi, sangat terletak pada peran dan pekerjaan karyawan yang berada pada level bawah organisasi. Misalnya: suatu pertempuran dapat di tentukan menang atau kalah oleh para prajurit yang bertempur di medan perang. Suatu mobil yang mewah dapat diproduksi atas jasa para masinis yang bekerja di pabrik. Antara para prajurit di medan tempur dengan komandan di kantor terdapat jarak hirarki yang sangat panjang. Tetapi inilah kenyataan dari proses administrasi yang berlangsung sekarang. Oleh karena itu, administrasi organisasi yang efisien dari merupakan persoalan ‘sosial psikologi (social psychology)’.

Dalam studi keorganisasi, maka perhatian utama ditujuakan pada karyawan (operative employee), karena kesuksesan suatu struktur sangat tergantung pada kinerja mereka. Pemahaman tentang fungsi dan struktur organisasi dapat di lakukan dengan menganalisa cara keputusan dan perilaku karyawan di pengaruhi dalam suatu organisasi.

Suatu perilaku adalah suatu pilihan yang dilakukan oleh karyawan, baik secara sadar maupun tak sadar. Diantara perilaku dan pilihan terdapat proses memilih (selection) beberapa tujuan. Hal ini membuat perbedaan makna antara memilih (selection) dan memutuskan (decision) menjadi tipis sehingga sering digunakan secara bergantian. Hal-hal yang sangat utama dalam mempengaruhi keputusan dan perilaku karyawan adalah nilai (value) dan fakta (fact).

Suatu keputusan yang sifatnya mendukung dan mengarahkan seseorang atau organisasi pada tujuan akhir di sebut dengan keputusan berdasarkan nilai (value judgement). Sementara keputusan yang sifatnya untuk mencapai manfaat dari tujuan itu sendiri (bersifat sementara dan berjangka pendek) di sebut keputusan berdasarkan fakta (fact judgement). Terkadang kedua bentuk keputusan tersebut (fact dan value judgement) hadir secara bersamaan dan mempengaruhi perilaku individu secara bersamaan.

Beberapa karakteristik yang melekat pada proses pengambilan keputusan:

v Purposiveness; kemanfaatan dari sesuatu; keputusan seseorang dalam organisasi selalu berhubungan dengan tujuan-tujuan organisasi. Sesuatu yang disebut bermanfaat adalah yang mendukung pencapaian tujuan organisasi. Dalam hal ini setiap level manajemen memiliki kewenangan untuk merealisasikan tujuan organisasi sesuai hirarki organisasi (the hirarki of decision)

v Kompromi (compromize); keputusan yang diambil dalam organisasi bukan hal yang bersifat mutlak. Tetapi merupakan kesepakan yang dicapai dari berbagai pendapat. Jadi tingkat keakuratannya bersifat relatif (the relative element in decision)

Pengambilan Keputusan dalam Proses Administrasi

Kegiatan administrasi pada intinya adalah kegiatan kelompok dengan proses tertentu. Agar kegiatan kelompok menjadi mudah maka diperlukan ‘teknik-teknik tertentu’ yang disebut  proses organisasi. Proses ini berhubungan dengan keputusan. Proses ini mencakup pembagian tugas dan pembuatan prosedur.

Dalam proses administrasi tersebut, maka organisasi mengambil sebagian otonomi individu untuk bersama-sama terlibat dalam kegiatan organisasi secara utuh dan bersama. Organisasi  memberikan hal-hal berikut kepada individu, yakni: fungsi, dan wewenang dengan batasan tertentu.

Organisasi administratif bercirikan “spesialisasi”, baik spesialisasi horizontal maupun vertikal. Spesialisasi tersebut berarti tugas-tugas tertentu diberikan kepada bagian tertentu dalam organisasi. Hal ini menyaratkan keahlian, koordinasi dan tanggung jawab.

Bentuk-Bentuk Pengaruh Organisasi

Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa struktur organisasi mempengaruhi perilaku karyawan dan anggotanya. Adapun cara bagaimana organisasimempengaruhi karyawannya, secara umum ada dua bentuk, yakni:

1.      Menciptakan sikap, kebiasaan dan kesadaran pada karyawan agar dapat memilih keputusan yang menguntungkan organisasi.

2.      Memaklumkan (imposing) karyawan pada semua tingkat.

Cara pertama dapat dilakukan dengan menanamkan kepatuhan (loyalty), perhatian pada pentingnya efisiensi (concern to efficiency), dan secara umum dengan memberikan pelatihan. Sementara cara kedua dapat dilakukan dengna pendekatan ororitas (kewenangan) atasan serta nasehat dan pemberitahuan.

            Dari penjelasan tersebut di atas secara implisit kita dapat memahami bahwa dalam kehidupan organisasi selalu hadir tarik menarik antara kepentingan individuu dengan struktur organisasi. Pertanyaan adalah mengapa individu-individu/karyawan mau menerima pengaruh organisasi? Hal ini dapat diketahui dengan memahami hubungan antara motivasi personal dengan orintasi aktifitas organisasi.

            Dalam perpespektif organisasi bisnis, maka ada tiga macam pengikut di dalamnya yakni: wiraswastawan (enterpreneur), karyawan (employeers), dan pelanggan (customers). Keseimbangan dalam organisasi sangat ditentukan oleh perilaku yang dipengaruhi oleh sasaran dari ketiga komponen tersebut. Orintasi pelanggan (customers)  sangat erat dengan sasaran organisasi. Sasaran wiraswastawan (enterpreneurs) lebih erat dengan kelangsungan hidup organisasi (survival of organization). Sementara sasaran karyawan lebih erat berhubungan dengan tingkat hargadiri dan penerimaannya di dalam organisasi.